Deine Unterrichtseinnahmen bereit für Self Assessment

Das Steuerjahr läuft vom 6. April bis 5. April

Das ist das Erste, worüber Lehrkräfte stolpern, die aus einer Anstellung (PAYE) kommen, denn es passt weder zum Kalenderjahr noch zum Schuljahr. Dein Unterrichtsjahr läuft von September bis Juli; dein Steuerjahr vom 6. April bis 5. April und schneidet mitten durch das Sommertrimester.

Praktisch heißt das: Ein einziges Schuljahr verteilt sich auf zwei Steuererklärungen, und der Schnitt liegt mitten in der Prüfungszeit und der Sommerabrechnung. Ein Trimester, das du im März unterrichtet hast, und eines im Mai liegen in verschiedenen Steuerjahren, obwohl es dieselbe Gruppe, derselbe Satz und – wenn du pro Trimester abrechnest – womöglich dieselbe Rechnung ist. Erfasse Einnahmen nach dem Datum des Zahlungseingangs, dann ergibt sich die Aufteilung von selbst.

Der Trading Allowance von 1.000 £ und wann du dich registrieren musst

Liegen deine Brutto-Unterrichtseinnahmen in einem Steuerjahr bei 1.000 £ oder weniger, deckt der Trading Allowance (Freibetrag für gewerbliche Einkünfte) sie ab, und du musst dich weder für Self Assessment registrieren noch sie melden. Das ist wirklich hilfreich für eine Lehrkraft mit zwei oder drei Schülern neben dem Hauptberuf.

Sobald die Bruttoeinnahmen 1.000 £ übersteigen, musst du HMRC Bescheid geben, und zwar bis zum 5. Oktober nach dem Ende dieses Steuerjahres. Beachte: Maßgeblich sind die Bruttoeinnahmen, nicht der Gewinn. 1.400 £ Unterrichtsgebühren mit 600 £ Ausgaben liegen trotzdem über der Grenze, auch wenn der Gewinn es nicht tut.

Du kannst den Freibetrag von 1.000 £ auch anstelle deiner tatsächlichen Ausgaben ansetzen – das lohnt sich in jedem Jahr, in dem deine echten Ausgaben unter 1.000 £ lagen. Beides gleichzeitig geht nicht. Eine Lehrkraft mit 3.000 £ Einnahmen und 400 £ Ausgaben fährt mit dem Freibetrag besser.

VAT: privater Musikunterricht ist in der Regel befreit

Allgemeine Ratschläge für Selbstständige sagen dir, du sollst die VAT-Registrierungsgrenze (Umsatzsteuer) von 90.000 £ im Auge behalten. Für eine private Musiklehrkraft geht das meist an der Sache vorbei, und es lohnt sich zu verstehen, warum.

Privatunterricht in einem Fach, das üblicherweise an einer Reihe von Schulen oder Universitäten unterrichtet wird, ist von der VAT befreit, wenn ihn ein Einzelunternehmer (sole proprietor) oder ein Partner einer Partnerschaft erbringt. Musik ist eindeutig ein solches Fach, also sind Einzel- und Kleingruppenstunden einer Einzelunternehmerin befreite Leistungen.

Das zählt doppelt. Du berechnest auf diesen Unterricht keine VAT – und befreiter Umsatz zählt nicht zur Grenze von 90.000 £, die nur am steuerpflichtigen Umsatz gemessen wird. Wer als Einzelunternehmer Unterricht für 95.000 £ gibt, hat keine Registrierungsfrist verpasst.

Zwei Bedingungen spielen hier eine echte Rolle, und beide erwischen Leute auf dem falschen Fuß. Die Befreiung hängt an der Person, die unterrichtet: Eine Limited Company kann keinen befreiten Privatunterricht erbringen, eine Gründung als Gesellschaft ändert also die VAT-Antwort. Und wenn du wächst, indem du weitere Lehrkräfte einstellst, bleiben die Stunden, die du selbst gibst, befreit, während die Stunden deiner Angestellten dem Regelsatz unterliegen – dann hast du ein gemischtes Unternehmen und eine Grenze, die plötzlich zählt.

Was du neben dem Unterricht verkaufst, ist eine eigene Frage. Der Verkauf von Instrumenten, Büchern oder Merchandise ist eine steuerpflichtige Leistung und zählt sehr wohl zur Grenze.

National Insurance – nicht dasselbe wie deine Steuerrechnung

Die National Insurance (Sozialversicherungsbeiträge) für Selbstständige gibt es in zwei Klassen, und sie wird über dieselbe Self-Assessment-Erklärung abgerechnet – deshalb kommt sie oft als Überraschung zusätzlich zur erwarteten Einkommensteuer.

Class 4 zahlen die meisten Lehrkräfte: 6 % auf Gewinne zwischen 12.570 £ und 50.270 £ und 2 % auf Gewinne über 50.270 £ (Sätze 2026-27). Class 2 wird nicht mehr so erhoben wie früher – liegen deine Gewinne bei oder über 7.105 £, wird dein Versicherungskonto so behandelt, als wäre Class 2 gezahlt worden, und darunter kannst du freiwillig 3,65 £ pro Woche zahlen, um den Anspruch auf die State Pension und andere beitragsabhängige Leistungen zu sichern.

Diese freiwillige Option ist wichtiger, als ihre Höhe vermuten lässt. Eine Lehrkraft mit kleinem Studio und einem Auszeitjahr kann für rund 190 £ ein anrechenbares Jahr auf ihrem NI-Konto verlieren – und merkt es erst Jahrzehnte später.

Was du geltend machen kannst

Der Maßstab ist, dass die Ausgabe ausschließlich und vollständig für das Geschäft anfällt (wholly and exclusively). Wird etwas auch privat genutzt, setzt du nur den betrieblichen Anteil an, auf einer Grundlage, die du erklären könntest.

• Instrumente und Ausrüstung. Ein Klavier, Verstärker, Aufnahmetechnik oder ein iPad für Noten sind normalerweise Investitionsgüter und werden über Capital Allowances geltend gemacht, nicht als laufende Kosten – mit dem Annual Investment Allowance kannst du in der Regel die vollen Kosten im Anschaffungsjahr ansetzen, was anders ist als in den meisten anderen Ländern.
• Stimmen, Service, Saiten, Rohrblätter und Reparaturen. Gewöhnliche laufende Kosten, voll ansetzbar.
• Noten, Lehrbücher, Prüfungsgebühren, die du zahlst und nicht erstattet bekommst, und Lizenzgebühren.
• Arbeiten von zu Hause. Du kannst entweder deine tatsächlichen Kosten (Miete, Hypothekenzinsen, Council Tax, Nebenkosten, Versicherung) nach Räumen und Nutzungszeit aufteilen oder die vereinfachte Pauschale von HMRC nach den monatlich zu Hause gearbeiteten Stunden nutzen. Die Pauschale ist weniger großzügig, aber sorgt für weit weniger Diskussionen.
• Fahrten zum Unterricht. Kilometer zum Zuhause eines Schülers oder zu einer Schule, die du besuchst. Für ein Auto sind die vereinfachten Kilometersätze der übliche Weg. Fahrten zwischen Zuhause und einem einzigen regelmäßigen Arbeitsort sind Arbeitsweg und nicht ansetzbar.
• Software und Abos. Studioverwaltung, Notensatzprogramm, Plattformen für Videounterricht, Buchhaltungstools, Website und Domain.
• Berufliche Kosten. Verbandsmitgliedschaft (ISM, MU, EPTA und ähnliche), Versicherung, DBS-Überprüfungen (Führungszeugnis), berufliche Fortbildung.
• Zahlungs- und Bankgebühren auf die Unterrichtsgebühren, die du einziehst.

Fristen und Vorauszahlungen (payments on account)

Den 31. Januar kennen die meisten Lehrkräfte. Den Schaden richtet der 31. Juli an.

Liegt deine Self-Assessment-Rechnung über 1.000 £, verlangt HMRC Vorauszahlungen (payments on account) auf die Rechnung des nächsten Jahres: zwei Zahlungen, jeweils die Hälfte der Steuer des Vorjahres, fällig am 31. Januar und 31. Juli. Ausnahme: Wenn mehr als 80 % deiner Steuer bereits an der Quelle einbehalten wurden – relevant, wenn du zusätzlich eine Anstellung mit PAYE hast.

Ein erstes profitables Jahr bringt also nicht eine Rechnung. Es bringt die Steuer des Vorjahres plus die erste Vorauszahlung, beides am 31. Januar – in der Praxis rund 150 % dessen, was die Lehrkraft eingeplant hatte. Dann kommt im Juli eine zweite Zahlung, außerhalb der Unterrichtszeit, wenn die Unterrichtseinnahmen ihren Jahrestiefpunkt erreichen. Das ist der häufigste Liquiditätsengpass in einer privaten Unterrichtspraxis, und er ist vollkommen vorhersehbar.

• 5. Oktober – Frist zur Registrierung für Self Assessment nach dem Ende des Steuerjahres, in dem du 1.000 £ überschritten hast.
• 31. Oktober – Frist für eine Erklärung auf Papier.
• 30. Dezember – reiche bis zu diesem Datum online ein, wenn eine Steuer unter 3.000 £ über deinen PAYE-Steuercode eingezogen werden soll.
• 31. Januar – Frist für die Online-Erklärung, Zahlung des Restbetrags und erste Vorauszahlung.
• 31. Juli – zweite Vorauszahlung.

Ein Rechenbeispiel: ein Studio mit 20 Schülern

Zwanzig wöchentliche Schüler zu 30 £ pro Stunde über ein Unterrichtsjahr von 36 Wochen ergeben 21.600 £ geplante Unterrichtsgebühren. Angenommen, 700 £ gingen durch Familien verloren, die mitten im Trimester ausgestiegen sind, ohne die Kündigungsfrist zu bezahlen. Die Bruttoeinnahmen betragen 20.900 £.

Bei 16.963 £ Gewinn beträgt die Class-4-NI 6 % auf den Betrag über 12.570 £ – etwa 264 £ – und kommt zur Einkommensteuer hinzu. Weil die Gesamtrechnung hier wahrscheinlich über 1.000 £ liegt, bringt der folgende 31. Januar die Rechnung plus eine Vorauszahlung in Höhe der Hälfte davon.

Das Digitalpiano wird über den Annual Investment Allowance voll angesetzt – deshalb wirkt der Gewinn in einem Jahr mit Instrumentenkauf künstlich niedrig und im Folgejahr künstlich hoch. Plane die Vorauszahlung im Juli danach, nicht nach dem Gewinn, den du zuletzt gesehen hast.

Aufzeichnungen aufbewahren

Du musst deine Unterlagen mindestens fünf Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar für das betreffende Steuerjahr aufbewahren. Praktisch heißt das: Eine Erklärung für 2026-27, fällig am 31. Januar 2028, braucht ihre Unterlagen bis Anfang 2033.

Was verloren geht, sind fast nie die Rechnungen. Es sind die Überweisungsbelege, auf denen nur der Name eines Elternteils und ein Betrag stehen, das Bargeld, das ein Schüler an der Tür übergeben hat, und die Kilometer, die nie sofort notiert wurden. Halte fest, wofür eine Zahlung ist, wenn sie eingeht – dann wird die Erklärung zum Abschreiben statt zur Rekonstruktion.

So funktioniert es

1. 1Rechne das Jahr über nach deinen Stunden ab und erfasse jede Zahlung zu ihrer Rechnung, damit die Einnahmen beim Verdienen festgehalten werden.
2. 2Beschränke Abrechnung und Berichte auf das britische Steuerjahr – Note & Key verwendet die Grenzen 6. April–5. April automatisch.
3. 3Exportiere eine Einnahmenübersicht für das Steuerjahr, beschriftet für die Seiten zur Selbstständigkeit (SA103), für Self Assessment oder für deine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Quellen

• GOV.UK – Tax-free allowances on property and trading income (Steuerfreie Freibeträge für Miet- und gewerbliche Einkünfte)
• GOV.UK – Self Assessment deadlines (Fristen für Self Assessment)
• GOV.UK – Understand your Self Assessment bill: payments on account (Vorauszahlungen)
• GOV.UK – VAT on education and vocational training (Notice 701/30) (Umsatzsteuer auf Bildung und Berufsausbildung)
• GOV.UK – VAT registration: when to register (Wann man sich für die VAT registrieren muss)
• GOV.UK – Self-employed National Insurance rates (NI-Sätze für Selbstständige)
• GOV.UK – Self-employed records: how long to keep your records (Aufbewahrungsdauer für Selbstständige)

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