Kostenlose Rechnungsvorlage für Musikunterricht

Was auf eine Rechnung für Musikunterricht gehört

Eine Unterrichtsrechnung hat neben der Zahlungsaufforderung genau eine Aufgabe: Sie soll ohne Rückfrage per E-Mail die Frage beantworten, für welche Stunden das eigentlich ist. Fast jeder Streit ums Geld in einem Unterrichtsstudio ist in Wahrheit eine Meinungsverschiedenheit darüber, was abgedeckt war – nicht über den Preis.

• Dein Studioname und deine Kontaktdaten. Genau das, wonach die Familie sucht, wenn die Zahlung nicht durchgeht.
• Wer die Rechnung bekommt – und für welches Kind. Nenne beide. Das zahlende Elternteil und das lernende Kind sind verschiedene Personen, und in einem Haushalt mit zwei Geschwistern ist die Rechnung sonst mehrdeutig.
• Eine Rechnungsnummer und ein Datum. Fortlaufend, nie doppelt vergeben. Das ist die Referenz, die du neben die Zahlung schreibst, wenn sie eingeht.
• Eine Zeile pro Stunde, mit Datum. Das ist der Teil, den viele weglassen, und der Teil, der die eigentliche Arbeit macht. „Unterricht September – 140 $“ lädt zu Rückfragen ein; vier datierte Zeilen nicht.
• Alles, was kein Unterricht ist, separat aufgeführt. Prüfungsgebühren, Konzertbegleitung, Noten, die du für die Familie gekauft hast.
• Die Gesamtsumme – und wie sie bezahlt wird. Nenne die Zahlungsart und die genaue Adresse oder das Konto. „Überweisung“ allein ist keine Anleitung.
• Ein Fälligkeitsdatum. Eine Rechnung ohne Fälligkeit ist eine Kontoübersicht – und wird auch so behandelt.

Pro Stunde, monatlich oder pro Halbjahr

Pro Stunde ist am genauesten und macht am meisten Arbeit: Der Betrag stimmt immer, aber du sammelst ständig kleine Summen ein und läufst denen hinterher, die untergehen.

Monatlich, nach Stundendatum aufgeschlüsselt ist das, worauf sich die meisten privaten Studios einpendeln. Der Betrag ist klein genug, dass eine Familie ihn ohne Gespräch bezahlt, und detailliert genug, dass sie genau sieht, wofür sie zahlt. Weil ein Monat je nach Kalender vier oder fünf Stunden hat, schwankt die Summe – das ist in Ordnung, solange die Zeilen es erklären.

Pro Halbjahr heißt eine Rechnung und eine Zahlung – hervorragend für deine Verwaltung und hart für das Budget einer Familie. Wenn du halbjährlich abrechnest, sag vorher klar, was passiert, wenn ein Kind mitten im Halbjahr aufhört, und schick die Rechnung vor Beginn des Halbjahrs statt danach.

Ausgefallene Stunden, Nachholstunden und die Zeile, die den Streit verhindert

Schreib die Regel auf die Rechnung, nicht nur in den Unterrichtsvertrag, den ein Elternteil im September einmal gelesen hat. Ein Satz genügt, und er sollte drei Dinge sagen: welche Vorankündigung nötig ist, was ohne sie passiert und ob eine Nachholstunde angeboten wird.

Eine praxistaugliche Fassung: „Stunden, die weniger als 24 Stunden vorher abgesagt werden, werden voll berechnet. Nachholstunden werden angeboten, soweit der Stundenplan es zulässt, und erscheinen ohne Aufpreis auf dieser Rechnung.“ Dann zeig die Nachholstunde auch tatsächlich – als Zeile mit null oder als normale Zeile mit dem Vermerk „Nachholstunde für 8. Sep.“. Eine Nachholstunde, die auf der Rechnung unsichtbar ist, liest sich für Eltern wie eine Stunde, die ihnen doppelt berechnet wurde.

Geschwisterrabatt

Zwei Geschwister bedeuten meist eine Rechnung an ein Elternteil, mit beiden Kindern namentlich genannt und den Stunden jedes Kindes unter seinem eigenen Namen. Zieh den Rabatt als sichtbare Minuszeile von der Zwischensumme ab, statt den Preis stillschweigend zu senken – ein Rabatt, der im Preis pro Stunde versteckt ist, ist ein Rabatt, den die Familie nie bemerkt, und er macht es später unmöglich, die Rechnung mit deinem Standardpreis abzugleichen.

Ein ausgefülltes Beispiel

Vier wöchentliche Stunden, davon eine Nachholstunde, eine Prüfungsgebühr und ein Geschwisterrabatt – die Form, die die meisten monatlichen Studiorechnungen am Ende haben.

Für Klavierlehrkräfte

Klavierstudios haben mehr Posten außerhalb des Unterrichts als jedes andere Instrument: Prüfungsanmeldungen (RCM, ABRSM, AMEB, Trinity), Wettbewerbsgebühren, Begleitung bei der Prüfung anderer und Noten, die du für eine Familie gekauft hast. Führe jeden Posten einzeln auf, statt ihn ins Unterrichtshonorar zu packen – eine Prüfungsgebühr ist ein durchlaufender Posten, und Eltern, die sie als eigene Zeile sehen, lesen den Monat nicht als Preiserhöhung. Wenn du Geschwister unterrichtest, was Klavierlehrkräfte häufiger tun als die meisten, ist die Rabattzeile oben wichtig.

Für Gitarrenlehrkräfte

Gitarrenstudios haben die größte Mischung an Stundenlängen und Formaten – 30 und 60 Minuten, vor Ort und online, Einzel- und Kleingruppenunterricht –, oft für dieselbe Person im selben Monat. Schreib Länge und Format in jeder Zeile in die Beschreibung, denn eine Spalte identischer Einträge „Gitarrenunterricht“ zu unterschiedlichen Preisen ist der schnellste Weg zu einer E-Mail mit der Frage nach dem Warum. Saiten und Verbrauchsmaterial, das du stellst, gehören in eine eigene Zeile, nicht in den Preis der Stunde.

Für Gesangslehrkräfte

Gesangsstudios rechnen Dinge ab, die keine Instrumentallehrkraft kennt: Honorare für Begleitung im Unterricht und bei Auftritten, Coaching für Vorsingen und Konzerte in Blöcken und Repertoire, das pro Person gekauft wird. Vor allem die Begleitkosten sollten eine eigene Zeile mit dem Namen der begleitenden Person sein – meist ist das Geld, das nur durch deine Hände geht, und kein Einkommen; im Unterrichtspreis versteckt, lässt es dein Honorar höher aussehen, als es ist, und macht deine Buchhaltung schwerer als nötig. Absagen wegen Krankheit sind in einem Gesangsstudio außerdem viel häufiger, daher lohnt es sich, neben der 24-Stunden-Regel ausdrücklich eine Regel für Absagen wegen angeschlagener Stimme zu nennen.