Plantilla gratis de recibo para clases de música

Qué poner en un recibo de clases de música

Un recibo de clases tiene una tarea además de pedir dinero: debe responder, sin que nadie tenga que escribirte, la pregunta ¿de qué clases es esto? Casi cualquier pleito por cobros en un estudio de música es en realidad un desacuerdo sobre qué se cubrió, no sobre el precio.

• El nombre de tu estudio y tus datos de contacto. Lo que la familia va a buscar cuando el pago no pase.
• A quién le cobras y por qué alumno. Pon los dos nombres. Quien paga y quien aprende son personas distintas, y en una casa con dos hermanos el recibo queda ambiguo sin eso.
• Un número de folio y una fecha. Consecutivo, nunca repetido. Es la referencia que vas a anotar junto al pago cuando llegue.
• Un renglón por clase, con su fecha. Es la parte que la gente se salta y la que hace el trabajo. «Colegiatura de septiembre — $140» invita a preguntar; cuatro renglones con fecha, no.
• Todo lo que no sea una clase, desglosado aparte. Cuotas de examen, acompañamiento en recitales, libros que compraste por ellos.
• El total y cómo pagarlo. Indica el método y la cuenta o dirección exacta. «Transferencia» por sí sola no es una instrucción.
• Una fecha de vencimiento. Un recibo sin fecha de vencimiento es un estado de cuenta, y así lo tratan.

Por clase, por mes o por periodo

Por clase es lo más exacto y lo que más trabajo da: el monto nunca está mal, pero estás cobrando cantidades pequeñas todo el tiempo y persiguiendo las que se te escapan.

Por mes, desglosado por fecha de clase es lo que adopta la mayoría de los estudios particulares. Es lo bastante chico para que una familia lo pague sin necesidad de platicarlo, y lo bastante detallado para que vea exactamente qué está pagando. Como un mes tiene cuatro o cinco clases según el calendario, el total cambia, y eso está bien siempre que los renglones lo expliquen.

Por periodo significa un recibo y un pago, lo cual es excelente para tu administración y pesado para el presupuesto de una familia. Si cobras por periodo, aclara desde el principio qué pasa si un alumno se da de baja a mitad del periodo, y manda el recibo antes de que empiece el periodo, no después.

Clases perdidas, reposiciones y el renglón que evita la discusión

Pon la política en el recibo, no solo en el reglamento del estudio que un papá leyó una vez en septiembre. Una oración basta, y debe decir tres cosas: con cuánta anticipación hay que avisar, qué pasa si no se avisa y si se ofrece reposición.

Una versión que funciona: «Las clases canceladas con menos de 24 horas de aviso se cobran completas. Las reposiciones se ofrecen cuando el horario lo permite y aparecen en este recibo sin costo adicional.» Y luego de verdad muestra la reposición, como un renglón en cero o como un renglón normal con la etiqueta «reposición del 8 de sep». Una reposición que no aparece en el recibo se lee para un papá como una clase que le cobraron dos veces.

Descuentos por hermanos

Dos hermanos casi siempre significan un recibo para un papá o mamá, con los dos alumnos nombrados y las clases de cada uno desglosadas bajo su propio nombre. Aplica el descuento como un renglón negativo visible contra el subtotal, en lugar de bajar el precio sin decir nada: un descuento escondido en el precio por clase es un descuento que la familia nunca nota que recibe, y hace imposible conciliar el recibo contra tu precio normal más adelante.

Un ejemplo lleno

Cuatro clases semanales, una de ellas de reposición, una cuota de examen y un descuento por hermanos: la forma que terminan teniendo la mayoría de los recibos mensuales de un estudio.

Para maestros de piano

Los estudios de piano son los que más cobros fuera de clase tienen de cualquier instrumento: inscripciones a exámenes (RCM, ABRSM, AMEB, Trinity), cuotas de festivales, acompañamiento en el examen de alguien más y libros comprados por una familia. Desglosa cada uno en vez de meterlo en la colegiatura: una cuota de examen es un gasto que solo pasa por ti, y un papá que la ve como su propio renglón no lee el mes como un aumento de precio. Si das clases a hermanos, cosa que los maestros de piano hacen más que la mayoría, el renglón de descuento de arriba importa.

Para maestros de guitarra

Los estudios de guitarra manejan la mayor mezcla de duraciones y formatos: 30 y 60 minutos, presencial y en línea, individual y en grupo pequeño, muchas veces para el mismo alumno en el mismo mes. Pon la duración y el formato en la descripción de cada renglón, porque una columna de «Clase de guitarra» idénticas con precios distintos es la forma más rápida de recibir un correo preguntando por qué. Las cuerdas y los consumibles que tú das van en su propio renglón, no dentro del precio de la clase.

Para maestros de canto

Los estudios de canto cobran cosas que ningún maestro de instrumento cobra: honorarios del acompañante para clases y presentaciones, preparación para audiciones y recitales por bloques, y repertorio comprado por alumno. El costo del acompañante en particular debe ir en un renglón aparte con el nombre del acompañante: casi siempre es dinero que solo pasa por ti, no un ingreso, y esconderlo en el precio de la clase hace que tu colegiatura parezca más alta de lo que es y tu contabilidad más difícil de lo necesario. Las cancelaciones por enfermedad también son mucho más comunes en un estudio de canto, así que vale la pena dejar por escrito una cláusula para cuando la voz está enferma, junto a la política de 24 horas.